procedimientos
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
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PROPUESTO POR: Olga lucia guerrero FIRMA: Olga G. |
REVISADO POR: Alejandro Cogua FIRMA: Alejandro C. |
APROBADO POR: Mayra Gómez FIRMA: Mayra G. |
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FECHA:15-mar-2013 |
FECHA:17-mar-2013 |
FECHA:18-mar-2013 |
INDICE
1. TITULO…………………………………………………………………
2. OBJETIVO………………………………………………………………..
3. ALCANCE………………………………………………………………..
4. GENERALIDADES………………………………………………………
5. NORMATIVIDAD APLICABLE…………………………………………
6. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD…………………………………..
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS…………………………………..
8. VERSIONES…………………………………………………………….
1. TITULO: CONTROL DE DOCUMENTOS
2. OBJETIVO: establecer metodología para aprobar, revisar y actualizar los documentos aplicables en unicrem, asegurando que se identifiquen los cambios pertinentes y las modificaciones necesarias, estableciendo unos lineamientos.
3. ALCANCE: UNICREM aplica este control para todos los procesos y documentos del sistema integrado de gestión.
4. GENERALIDADES:
Los documentos SIG de UNICREM cumplen con los requisitos exigidos por la norma ISO 9001 2008 en el apartado 4.2
Se debe tener en cuenta que los documentos son remitidos a los responsables para su revisión, en caso de ajustes este será devuelto y revisado nuevamente.
Los documentos son aprobados por parte de los responsables antes de ser emitidos para su implementación, en caso de creación, modificación o actualización debe solicitarse por escrito al coordinador de calidad.
5. NORMATIVIDAD APLICABLE
Norma Técnica ISO 9001:2008
Ley general de archivos 594 de 2000 del archivo General de la Nación.
6. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
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ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
DESCRIPCION |
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Identificación de la Necesidad |
Responsable del proceso |
Identificar la necesidad de crear un documento nuevo, modificar uno existente o utilizar un Documento externo. |
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Enviar solicitud |
Responsable del proceso |
Se solicita al encargado de la administración del sistema de gestión de la calidad la elaboración o modificación del documento |
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Elaborar o modificar el documento |
Asesor de control interno y calidad, Responsable del proceso |
Para elaborar o modificar documentos, recopila la información necesaria para elaborar el borrador del documento teniendo en cuenta la estructura de la documentación que se requiera y su identificación. Para eliminar documentos comunica al responsable la decisión para que se retire de la página Web de la empresa y de igual forma se Actualiza el archivo físico.
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Aprobación del documento |
Asesor de control interno y calidad, Responsable Del proceso.
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El Asesor de control interno y calidad presentará los documentos ya terminados para su aprobación por parte del responsable |
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Difusión del documento |
Asesor de control interno y calidad |
Se distribuye el documento a los responsables e involucrados y se publica en la página Web de la empresa para asegurar la disponibilidad Del documento en todos los sitios de trabajo. |
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Implementar el documento |
Responsable del proceso |
Dar aplicación a los documentos, a partir de la Fecha de vigencia incluida en los mismos y Verificar constantemente que los documentos Que se vienen aplicando sean los vigentes y que sea realmente lo que se ejecuta. |
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS
· Listado maestro documento
· Listado maestro de registros
· Instructivo para la elaboración de documentos
8. VERSIONES: 1
CONTROL DE DOCUEMNTOS UNICREM.docx (54,1 kB)
PROCEDMIENTO CONTROL DE REGISTROS
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ELABORADO POR. Olga guerrero FIRMA: Olga G. |
REVISADO POR: Alejandro cogua FIRMA: Alejandro C. |
APROBADO POR: Mayra Gómez FIRMA: Mayra G. |
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FECHA:13-mar-2013 |
FECHA: 15-mar-2012 |
FECHA:16-mar-2013 |
INDICE
1. TITULO……………………………………………………………………………………………………………..
2. OBJETIVO…………………………………………………………………………………………………………
3. ALCANCE………………………………………………………………………………………………………….
4. NORMATIVIDAD APLICABLE……………………………………………………………………………..
5. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD……………………………………………………………………….
6. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS………………………………………………….
7. CONTROL DE CAMBIOS……………………………………………………………………………………
1. TITULO: CONTROL DE REGISTROS
2. OBJETIVO: La entidad de unicrem debe establecerse un procedimiento documentado para concretar los controles precisos para la identificación, el almacenamiento, la ayuda, la recuperación, la retención y la disposición de los registros.
Los registros deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables.
3. ALCANCE: Este procedimiento aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
4. NORMATIVIDAD APLICABLE
Norma Técnica ISO 9001:2008
Ley general de archivos 594 de 2000 del archivo General de la Nación.
5. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
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ACTIVIDAD |
RESPONSABLE |
DESCRIPCION |
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Elaborar los registro |
Responsable del proceso |
Procesar e identificar con nombre y código acorde al instructivo |
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Recibir, analizar y verificar
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Asesor de control interno y calidad
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Recibir, analizar y verificar que los documentos cumplan con las normatividad aplicable , documentos de Referencia y procesos aplicables. |
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Rechazar o aceptar el documento |
Asesor de control interno y calidad |
Rechazar o aceptar el documento, en este caso retroalimentar al elaborador del formato por el motivo por el cual no se acepta |
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Protección |
Responsable del proceso |
Se mantienen lugares limpios y en ambientes apropiadas que no permitan deterioro, en registros electrónicos y oliscos compactos, se conservan en lugares libres de polvo y humedad. |
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legibilidad |
Responsable del proceso |
Los registros deben ser legibles, fácilmente identificables, recuperables y que contengan, la codificación apropiada, de ser el caso y el nombre y la fecha. |
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Tiempo de retención y disposición |
Responsable del proceso |
Tanto para registros escritos como medios electrónicos, se define mediante un formato y se registra en una lista maestra |
6. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADO
· Listado maestro de documentos
· Listado maestro de registros
· Instructivo para la elaboración de documentos.
7. CONTROL DE CAMBIOS
PROCEDMIENTO CONTROL DE REGISTROS unicrem.docx (53 kB)